Changer de logiciel de caisse sans perdre ses données
Guide pratique, mis à jour le
Changer de caisse fait peur parce qu'on craint de perdre son catalogue, son historique ou de se retrouver en défaut face à l'administration. Avec un peu d'ordre, ça se fait en une soirée.
1. Récupérer son catalogue
Exportez vos articles depuis l'ancien logiciel, en Excel ou CSV : nom, code-barres, prix, TVA, catégorie, stock, et prix d'achat si vous les avez. C'est la base de la nouvelle caisse : vous n'aurez rien à ressaisir.
2. Clôturer proprement l'ancienne caisse
Faites la dernière clôture du jour (Ticket Z) sur l'ancien logiciel, puis la clôture du mois en cours si votre logiciel en propose une. Téléchargez ensuite ses archives et vos Tickets Z.
3. Garder ses données et ses justificatifs
- Les livres, registres et pièces justificatives se conservent six ans (Livre des procédures fiscales, article L102 B).
- Gardez les archives de l'ancien logiciel, lisibles, et le document fourni par son éditeur sur le logiciel de caisse, pour la période où vous l'avez utilisé.
- Vérifiez avant de résilier : certains éditeurs coupent l'accès aux données dès la fin de l'abonnement.
4. Démarrer la nouvelle caisse le bon jour
Choisissez un début de journée, idéalement en début de mois. Importez le catalogue, vérifiez quelques prix et taux de TVA, comptez votre stock si vous suivez les quantités, et saisissez le fond de caisse.
5. Prévenir son expert-comptable
Donnez-lui la date du changement et dites-lui sous quelle forme arriveront désormais vos ventes. Il pourra régler ses comptes et son journal avant les premiers envois.
6. Avec Brune
Le catalogue s'importe en une fois depuis un fichier Excel ou CSV. Votre expert-comptable reçoit les écritures de vente au format qu'il utilise, et peut ouvrir un espace gratuit pour consulter vos ventes et vos clôtures. Les archives de vos clôtures se téléchargent depuis Brune, pour les garder de votre côté.
Questions fréquentes
- Puis-je reprendre mon historique de ventes dans la nouvelle caisse ?
- En général non, et ce n'est pas nécessaire : l'historique reste dans les archives de l'ancien logiciel, que vous conservez. La nouvelle caisse démarre à zéro, avec votre catalogue.
- Combien de temps faut-il pour changer de caisse ?
- Pour une boutique de quelques centaines d'articles, une soirée suffit : export du catalogue, clôture de l'ancienne caisse, import dans la nouvelle et vérification.