Comment choisir son logiciel de caisse quand on est commerçant indépendant
Guide pratique, mis à jour le
Une caisse se garde des années et sert tous les jours. Avant de signer, voici les sept questions à poser, quel que soit le logiciel que vous regardez.
1. Combien ça coûte vraiment ?
Regardez le prix mensuel, mais aussi les options payantes, le matériel imposé et les commissions prélevées sur les paiements par carte. Une offre gratuite se rémunère souvent ailleurs.
2. Faut-il acheter du matériel ?
Certaines caisses imposent leur terminal. D'autres fonctionnent sur la tablette ou l'ordinateur que vous avez déjà, avec une imprimante et une douchette standards.
3. Que se passe-t-il quand internet coupe ?
Une caisse en ligne doit continuer d'encaisser sans réseau, puis tout renvoyer au retour de la connexion. Demandez une démonstration, wifi coupé.
4. Votre comptable peut-il récupérer vos ventes facilement ?
Le bon test : demandez à quoi ressemble l'export comptable, et montrez-le à votre cabinet. Des écritures prêtes à importer vous font gagner des heures, et des honoraires.
5. Est-elle simple pour toute l'équipe ?
Un vendeur saisonnier doit pouvoir encaisser après quelques minutes. Regardez la taille des boutons, le nombre d'écrans, et s'il existe une aide intégrée.
6. L'éditeur fournit-il le justificatif exigé par l'administration fiscale ?
Si vous êtes assujetti à la TVA et vendez à des particuliers, votre logiciel de caisse doit garantir que les ventes enregistrées ne peuvent pas être modifiées, et l'éditeur doit vous remettre le document qui le prouve. Demandez-le avant de signer.
Caisse enregistreuse, application gratuite ou logiciel de caisse : quelles différences ?
Trois familles de solutions existent pour un petit commerce. Le tableau résume ce qu'on observe en général ; chaque offre a ses propres conditions, à vérifier avant de signer.
| Critère | Caisse enregistreuse classique | Application gratuite liée à un terminal de paiement | Logiciel de caisse en ligne par abonnement |
|---|---|---|---|
| Matériel | Machine dédiée, achetée ou louée | Le terminal de paiement du fournisseur | Tablette, téléphone ou ordinateur existant |
| Coût | Achat ou location, maintenance | Commission sur chaque paiement par carte | Abonnement mensuel |
| Stock et marges | Rarement | Souvent limité | En général inclus |
| Export pour le comptable | Ticket Z papier ou fichier à retraiter | Variable selon l'offre | Fichiers d'écritures, parfois envoi automatique |
| Sans internet | Oui | Variable | À vérifier : toutes ne le permettent pas |
7. Vos données vous appartiennent-elles ?
Vérifiez que vous pouvez exporter vos ventes, vos articles et vos archives à tout moment, y compris si vous changez de logiciel.